Assistant(e) d'agence H/F
Mission
Votre challenge : Etre l'Assistant(e) d'agence IDF de nos différentes BU au siège social à Clamart (92).
Vos missions :
Support Agences :
- Gestion du standard téléphonique,
- Gestion de l'affichage et de la décoration de l'agence,
- Accueil des visiteurs (clients, candidats),
- Réception et envoi des colis,
- Gestion des fournitures et des consommables : identifier les besoins en approvisionnement et passe des commandes. Veiller à la bonne utilisation de ces ressources ;
- Gestion des courriers (entrants et sortants) et factures : réception, contrôle et traitement,
- Gestion des réunions (planification, compte rendu) ou agenda à la demande de son Responsable ;
- Gestion de la partie logistique des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transport et hébergement) dans le respect des procédures en vigueur ;
- Gestion des prestataires externes,
- Aide à l'organisation des évènements d'agence,
- Interlocutrice des Services Généraux de l'immeuble,
- Assurer la gestion du parc véhicules « libre-service » (entretien, réparations, contrôles techniques, sinistres, contrats d'assurance) ;
- Assurer la gestion du planning des réservations et contrôler régulièrement les carnets de bord,
- Vérification de l'état de l'agence (état des salles de réunion, Bureaux d'Etudes).
Taches Gestion du Personnel et Gestion de la facturation des affaires
- Suivi des déplacements / Missions en Assistance Technique des agences IDF = rédaction des Ordres de Mission, vérification des feuilles d'Indemnités Kilométriques, mise à jour des fiches missions dans le logiciel interne, assistance / gestion logistique des déplacements ;
- Suivi des visites médicales des agences IDF,
- Préparation des arrivées / départs agences IDF (MAJ des trombinoscopes, dossiers du personnel, tableaux de suivis),
- Support administration du personnel des agences IDF (notes de frais),
- Suivi administratif et MAJ des Plans de Prévention des agences IDF = maj du tableau de suivi, suivi des attestations et des PDP,
- Suivi des dosimètres des collaborateurs (commande, suivi des envois tous les trimestres),
- Facturation de l'un de nos clients stratégiques : réalisation des Bons de Livraison, envoi des mails, suivi des AR et réponse aux donneurs d'ordres.
Profil recherché
Pour relever ce challenge, vos atouts :
- Diplômé(e) d'un BTS ou BUT spécialisation Assistanat, SAM ou autre,
- Une première expérience à minima en alternance dans l'Assistanat polyvalent,
- Doté(e) d'un bon relationnel, vous faites preuve de rigueur, de ponctualité, d'organisation, de fiabilité, de proactivité et de confidentialité.
- Excellente maîtrise du Pack Office.
Conformément à notre politique d'inclusion et de diversité, nos postes sont ouverts à tous.
Prêt(e) à rejoindre ce projet challengeant, nous vous attendons !